Як правильно оформити доповідну записку? Конкретні приклади

Внутрішня інформація розповсюджується за допомогою спеціальних інформаційно-довідкових документів, одним із видів яких є доповідна записка. З нею звертаються до людей, які обіймають вищі посади, для того, щоб повідомити про ті чи інші факти для спонукання до прийняття певного рішення.

Доповідна записка як внутрішній документ має певні принципи складання, які від її мети. Розкриємо, як саме слід складати доповідні у тих чи інших робочих ситуаціях.

Бланк та зразок
Онлайн перегляд
Безкоштовне завантаження
Безпечно

Законодавчі засади

Законодавство не виділяє тих чи інших типів службової інформації, тому з терміном «доповідна записка» ви не зіткнетесь у текстах таких нормативних актів, як Трудовий кодекс. Це певний «внутрішній код», який використовується для зручності трансляції інформації між різними членами однієї організації, нарівні зі службовими та пояснювальними записками.

Номер доповідної записки по ОКУД – 0286041

Специфіка доповідної

Цей вид службової інформації, на відміну інших типів записок, адресується виключно вищим посадам, уповноваженим особам, начальству – тобто людям, які приймають реальні рішення. Інформація, що міститься в такій записці, якраз і покликана викликати до життя якусь дію, яка саме – залежить від мети доповідної та відомостей та пропозицій, що містяться в ній.

Відмінність від службової записки

Доповідна призначена передачі даних «по вертикалі», а службова записка передає інформацію між рівними за статусом працівниками.На відміну від доповідної, службова записка не передбачена ОКУД. Пишеться працівником із власної волі.

На відміну від пояснювальної записки

Пояснювальна записка також направляється «по вертикалі», але кардинально відрізняється метою, заявленою в самій назві документа: пояснити ту чи іншу ситуацію, щоб вирішити питання про винність чи невинність співробітника. Тобто, як і у доповідній, представник вищої посади спонукається до ухвалення рішення, але це рішення стосується лише дисциплінарних порушень. В ОКУД має власний код, як і доповідна. Пишеться на вимогу начальства.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Доповідна записка, залежно від обставин, може бути написана з власної ініціативи або за вказівкою уповноважених осіб. Цей документ має юридичну силу.

Функції доповідних записок

Головне призначення доповідних – проінформувати керівництво та спонукати до подальших дій. Конкретні функції, які може виконувати доповідна записка, можуть бути різними:

врегулювання виниклої проблеми виробничого чи адміністративно-господарського характеру;
раціоналізаторські пропозиції щодо покращення виробничої діяльності;
донесення до керівництва думки щодо прийнятого рішення (найчастіше таким чином виражається незгода);
пояснення своєї позиції у разі виникнення конфліктної ситуації з колегами чи безпосереднім начальством;
регулярні звіти про хід виконання;
скарги у разі відмови працівників виконувати розпорядження безпосереднього начальства;
розгляд щодо неправомірного делегування обов'язків;
доведення до відома керівництва інформації про порушення трудової дисципліни та розпорядку;
інформація про події, внаслідок яких відбулися або могли статися матеріальні втрати чи фізична шкода;
позитивні моменти, куди потрібна реакція керівництва.

Класифікація доповідних записок

Якщо розглядати цей вид службової документації з різних позицій, можна виділити кілька найчастіше вживаних різновидів доповідних.

Зміст. Залежно від того, яку саме інформацію містить доповідна, можна виділити:
- інформуюча – доносить до начальства необхідні для прийняття рішення відомості, наприклад, про хід робіт, про нюанси, способи дій; як правило, подається регулярно аж до завершення проекту;
- звітна – повідомляє про завершення будь-якого етапу робіт для отримання подальших вказівок та, за необхідності, нормалізації ситуації;
- ініціативна – автор вносить свої пропозиції виходячи з повідомлених їм відомостей.
Адресат. Від того, кому саме прямує доповідна, залежить її вигляд:
- зовнішня – надсилається керівництву іншої установи;
- внутрішня – адресована вищим особам усередині організації.

ДО ВІДОМОСТІ! Для внутрішньої та зовнішньої доповідних характерна істотна різниця в оформленні: для останніх обов'язковий бланк організації.

порушення трудового розпорядку та дисципліни;
невиконання або недостатнє виконання посадових обов'язків;
допущення образи честі та гідності, неприпустимої поведінки, провокування конфліктів;
видатні досягнення, гідні нагороди та ін.

Автор доповідної

Теоретично, право скласти доповідну записку має будь-який співробітник організації. Практично при її подачі дотримується принцип субординації.Начальник структурного підрозділу пише доповідну з ім'ям генерального директора. Нижчі співробітники повинні вирішувати ситуації, що виникають спочатку зі своїм безпосереднім керівництвом. А вже воно, якщо вважатиме за потрібне, доведе інформацію до відома дирекції. Допустимо звернення безпосередньо, але тоді доповідну має завізувати безпосередній керівник.

Виняток становить випадок, коли доповідна записка складається у зв'язку зі скаргою на самого начальника структурного підрозділу. У разі будь-який співробітник може прямо звернутися до вищому керівництву.

Як грамотно скласти доповідну

Незалежно від цього, якого виду належить доповідна, у структурі є певні моменти, обов'язкові до дотримання. Як правило, у доповідній можна виділити три самостійні частини.

Факти, події, причини, що спонукали написати доповідну. Ця частина повинна дати читачеві відповідь на запитання «Що сталося?».
Міркування автора щодо ситуації, його пропозиції, варіанти можливих рішень.
Висновки та рекомендації автора записки.

Реакція адресата

Отримавши доповідну записку, зваживши на викладені в ній факти, керівник приймає певне рішення. Свою волю він виражає у формі резолюції, що її розміщує на аркуші з текстом доповідної записки. Ця резолюція є основою виконання прийнятого рішення.

Конкретні зразки доповідних записок

Практика закріпила кілька типів доповідних, що найчастіше зустрічаються в побуті організацій. Розглянемо їх особливості та наведемо приклади складання.

Доповідна записка про порушення трудової дисципліни (прогул)

Такий документ є офіційним підтвердженням дисциплінарної провини співробітника. Для того, щоб стало можливим накладення дисциплінарного стягнення на нього, керівництво потрібно повідомити про порушення. Для цього і використовується цей тип доповідної. У ньому містяться відомості про провину та прохання про вжиття відповідних заходів.

Приклад доповідної про порушення трудової дисципліни

Доповідна записка про невиконання працівником своїх посадових обов'язків

Цей документ покликаний донести до керівництва інформацію у тому, що працівником неналежним чином виконані чи виконані його професійні обов'язки. У фіналі документа міститься прохання про дисциплінарний вплив. Без такої доповідної будь-які санкції щодо працівника можуть бути визнані необґрунтованими.

Приклад доповідної записки про невиконання посадових обов'язків

Доповідна записка про некоректну поведінку співробітника

Цей різновид доповідної записки інформує начальство про неприпустиму поведінку образливого характеру робочому місці. Запропоновані заходи впливу мають бути спрямовані не лише на вимогу покарати винуватця, а й не допускати подібних ситуацій надалі.

Приклад доповідної записки про неприпустиму поведінку співробітника

Як правильно оформити доповідну записку? Конкретні приклади - Mriya.v.ua

Однією з перших наукових праць студента є доповідь, яка допомагає не тільки засвоїти тему, а й правильно, красиво висловлювати свої думки.Однак, не кожен учень знає, як зробити доповідь, оскільки найскладніше – це зібрати матеріал і скласти за ним план. Про це й йтиметься у цій статті.

Правила написання та оформлення доповіді – від «А» до «Я» оновлено: 20 лютого, 2024 автором: Наукові Статті.

Що таке доповідь і для чого вона потрібна

Доповідь – це науково-дослідна робота, де студент викладає суть проблеми, наводить різні думки, приклади та висловлює свою точку зору. Його можна оформляти у друкованій формі, а й у письмовій.

Доповідь потрібна насамперед для того, щоб студент навчався працювати з документами, літературою, висловлювати свою думку, виступати перед широкою аудиторією та правильно складати план викладу.

Потрібна допомога у написанні доповіді?

Ми – біржа професійних авторів (викладачів та доцентів вузів). Наша система гарантує здачу роботи без плагіату. Правки вносимо безкоштовно.

Як написати доповідь?

Навіть якщо студент знає, як зробити доповідь, все одно потрібно ґрунтовно підготуватися до роботи. Для цього бажано знати, з чого починати і чим закінчувати цю роботу. Саме тому й потрібний план, адже за його допомогою робота піде значно швидше.

Написання роботи складається з наступних етапів:

Етап 1. Вибір теми. Як правило, студентам пропонуються варіанти на вибір. Тому можна взяти таку тему, щоб вона була справді цікавою доповідачеві, адже тільки тоді вийде гарна робота.

Етап 2. Підбір літератури на тему (близько 10 шт.). Джерела необхідно ґрунтовно вивчити та вибрати основну інформацію, щоб вона була цікавою, корисною та достовірною. Тому інформація береться із перевірених джерел.Найкраще звернутися до бібліотеки, оскільки у підручниках та журналах більш достовірна інформація.

Етап 3. Написання плану. Потрібно скласти план таким чином, щоб доповідь вийшла цікавою. Пишіть насамперед не для себе, а для слухачів.

Етап 4. Підсумуйте, напишіть висновки.

Етап 5. Підготуйтеся до додаткових питань. Комісія та колеги можуть поставити кілька запитань після виступу. Тому бажано заздалегідь підготуватися і продумати всі варіанти відповідей.

Складання плану – це гарантований успіх під час написання доповіді. Робота ділиться на заголовки, підзаголовки, і учень, користуючись змістом, пам'ятатиме, що говорити у тому чи іншому разделе.

Вибір теми

Крок 1 Уважно прочитайте інструкцію. Після того, як науковий керівник видав вам інструкцію для написання роботи, потрібно ретельно вивчити завдання, можливо, доведеться його перечитати кілька разів, щоб потрапити в суть питання. Як правило, у завданні дано чіткі інструкції, де зазначено, що саме потрібно розкрити у темі, для якої цільової аудиторії призначено доповідь, чи варто висловлювати свою думку. Адже якщо стаття інформаційна, тоді немає потреби розповідати щось від себе, тому що ви надаєте слухачеві певну інформацію.

Крок 2 Вибирайте лише тему роботи, яка вам подобається. Тоді набагато простіше зможете написати доповідь. Хоча іноді викладач сам обирає тему для студентів. В цьому випадку необхідно знайти моменти, які вам особисто буде цікаво дізнатися і від цього потрібно відштовхуватися. Поставте себе місце слухача.

Крок 3 Вибирайте оригінальну та захоплюючу тему роботи, щоб аудиторія із задоволенням слухала доповідача та брала участь в обговореннях. Звичайно, якщо у вас однакові теми з одногрупниками, швидше за все, складно буде утримати увагу аудиторії.

Крок 4. Не бійтеся змінювати тему, якщо вона виявилася надто складною для вас. Іноді так трапляється, що начебто вибрали тему, почали шукати інформацію, але виявилося, що не вдається знайти достатньо інформації. Поки що не пізно, краще поміняйте тему, адже за кілька днів до здачі це зробити неможливо.

Крок 5. Шукайте інформацію на тему не тільки в інтернеті, а й у бібліотеці. Як правило, в інструкції має бути зазначено, скільки джерел потрібно обробити студенту. Шукайте інформацію виключно на тему. Якщо ваша тема стосується якоїсь історичної події, опишіть у які роки вона відбулася, її причини, наслідки тощо. д. Обов'язково вказуйте всі необхідні дати. Якщо ви берете інформацію з інтернету, тоді ви повинні бути повністю впевнені в її достовірності.

Крок 6 Записуйте усі необхідні дані. Під час пошуку інформації записуйте джерела, де вказується рік випуску, автор, місто видання, номер сторінки, де було знайдено інформацію. Згодом ви зможете легко скласти список використаних джерел.

Підготовка до написання доповіді

Спочатку визначтеся з основною ідеєю. Необхідно продумати, як ви донесете інформацію до слухачів так, щоб утримати їхню увагу від початку виступу до закінчення.

Наперед продумайте оформлення доповіді. Обов'язково проконсультуйтеся із науковим керівником. Можливо, він дозволить оформити доповідь на власний розсуд.Також можна скористатися ГОСТом, завдяки якому підкреслите свій професіоналізм.

Зробіть на чернетці малюнок. З його допомогою зрозумієте, як виглядатиме ваша доповідь. Можна малюнок зробити у вигляді списку або перерахувати свої ідеї. Тобто у цей момент створіть певну структуру доповіді.

Структура доповіді

Перед тим, як написати доповідь, потрібно скласти як план, а й структуру роботи, яка допомагає з окремих частин написати короткий і водночас розгорнутий текст. Як правило, доповідь пишеться не більше, ніж на 5 сторінках формату А4.

Основними елементами структури доповіді є:

Вступ, де студент вітає аудиторію.
Вступ, у якому доповідач зацікавлює слухачів. Студент формулює актуальну та оригінальну тему дослідження. Розповідає про важливість доповіді, які вчені працювали в цій галузі та вказує на мету роботи.
Основна частина, де студент розповідає усі частини за змістом. Тобто в цьому розділі розповідається про методики дослідження, детально описуються всі дії, пов'язані з отриманням результатів. Також студент може розповісти про результати дослідження, коротко викласти нову інформацію, отриману у процесі спостереження.
Висновок. Тут доповідач підбиває підсумки і закінчує виступ.

Як написати вступ (приклад)

Як уже говорилося вище, спочатку потрібно написати вступ та вступ. Тобто, необхідно привітатись з аудиторією, представитися (назвати свої Ф. І. О, тему роботи, мету, предмет, об'єкт дослідження). Це перша частина роботи. На прикладі показано, як правильно починати вступ та вступ:

Вступ до доповіді (зразок)

Як написати основну частину (приклад)

Після введення описується друга частина роботи (теорія). Тут можна написати, основну ідею. тезу і навколо неї створювати структуру написання.

Основна частина доповіді (зразок)

Після другої частини розглядається, чим закінчується основна ідея. Тобто описуються причини, дається порівняльний аналіз. Якщо робота пишеться з математичного предмета, обов'язково потрібно в практичну частину вставити таблиці для порівняння, діаграми, схеми і т.д. , розглянути докладний аналіз, і навіть підбити підсумки виходячи з цих даних.

Як написати висновок (приклад)

Вже після теоретичної та практичної частини пишеться висновок, де студент підбиває загальні підсумки зробленої роботи.

Висновок до доповіді (зразок)

Що писати після ув'язнення

Після укладання з нової сторінки пишеться список використаних джерел. Це можуть бути статті з журналів, література, інтернет-ресурси тощо

Як правило, література пишеться в алфавітному порядку, дотримуючись усіх стандартів Держстандарту, але слід уточнити у наукового керівника. Можливо, він дозволить писати літературу на свій розсуд.

Список використаних джерел (зразок)

Вимоги до оформлення доповіді за ГОСТами

Крім підготовки та написання доповіді, потрібно ще взяти до відома те, що її потрібно правильно оформити. Вимоги до оформлення доповіді практично такі самі, як і до оформлення реферату. Проте, тут вимог значно менше, оскільки у ГОСТах немає чіткого припису щодо цього документів.

Доповідь можна складати у друкованому вигляді, а й у рукописному. Проте, робота виглядає акуратніше, якщо вона надрукована на комп'ютері. Тому краще заздалегідь дізнатися у викладача, як оформляти роботу.

Існують два відомі ГОСТи, за якими оформляються реферати, дипломні роботи та курсові. Це ГОСТи 7.32-2001, 7.9-95, і з них можна сміливо оформлювати доповідь.

Це важливо! У доповіді, як і в рефераті нумеруються сторінки, починаючи з вступу. На першому та другому аркуші сторінки не ставляться, але рахуються. Тобто, на сторінці, де написано «Вступ», ставиться цифра «3» по центру в самому низу.

Розмір шрифту може бути не менше 12, а краще 14 кегль, але цей нюанс уточнюється у викладача. Це саме стосується заголовків, основної частини, списку літератури тощо.

Зразок написання доповіді (з історії)

Наведемо приклад, як написати доповідь з історії за допомогою плану. Мета доповіді – набуття студентами навичок роботи над джерелами, глибоко вивчити матеріал та виступити перед аудиторією.

Увага! Завдання студента – навчитися самостійно переробляти велику кількість матеріалу, знайти головну ідею та максимально розкрити інформацію на тему.

У вступі студент спочатку вітає з аудиторією, а потім називає тему доповіді, наприклад: «Селянський рух у 30-50 роках. ХІХ ст.». Тут треба розповісти, що таке селянський рух.Потім описується мета: «Вивчення селянського руху на Росії у першій половині в XIX ст». Для досягнення мети студент ставить такі завдання:

коли та як довго проходили селянські рухи;
які губернії славилися селянськими рухами.

Після вступу йде основна частина, де у першому розділі можна написати про експлуатацію селян, а у другій частині доповідач продовжує історію про виступ селян, їх причини та чому вони щодня протестували.

Після основної частини коротко пишеться висновок, де робляться висновки доповідача та виділяються основні, наболілі моменти.

Наприкінці доповіді вказується список використаної літератури за ГОСТом, тобто в алфавітному порядку.

Поради для промовців перед аудиторією

Тепер студенти вже знають, як зробити доповідь цікавою не лише слухачам, а й викладачеві. Усі розуміють, що підготовка матеріалу займає багато часу, сил і щоб отримати високу оцінку, є кілька основних порад:

Порада 1. Виступати перед аудиторією потрібно від 10 до 20 хвилин. За цей час студент повинен прочитати підготовлений матеріал, і бажано з прикладами та достовірними фактами.

Порада 2. Вивчити всі наукові терміни, які у доповіді. Також студент повинен розуміти їх зміст, оскільки педагоги з них часто ставлять запитання. Тому доповідач має ґрунтовно підготувати приблизні відповіді.

Порада 3. Ретельно стежити за викладом матеріалу, за його грамотністю та послідовністю.

Порада 4. Подолати страх перед аудиторією і налаштуватися на те, що слухачі ставляться до того, що відбувається, дружелюбно.

Порада 5. Бути переконливим під час доповіді та слухачі зрозуміють, що студент справді володіє темою на належному рівні.

Порада 6. Чи не поспішати і не розтягувати слова. Найкраще заздалегідь потренуватися, тому що швидкість читання має бути приблизно 120 слів за хвилину.

Порада 7. Заздалегідь продумати питання, які можуть поставити слухачі після доповіді. Для цього краще порадитись із однокурсниками і навіть із ними потренуватися.

Порада 8. Адекватно реагувати на обговорення аудиторії. Якщо вони активно говорять на цю тему, то їм дійсно цікаво слухати студента.

Якщо дотримуватися вищезгаданих правил, тоді викладач оцінить доповідь на відмінно.

Висновок

У статті розглянуто, як писати та зачитувати доповідь. З одного боку, здається все дуже просто, але з іншого боку – потрібно враховувати всі елементи, що стосуються підготовленого матеріалу. Все залежить лише від студента, наскільки він сумлінно поставиться до роботи, таку оцінку й отримає на доповіді.