Вам потрібний надійний текстовий редактор? Використовуйте Google Docs. Хочете працювати командою над одним документом? Використовуйте Google Docs. Чи використовуєте багато пристроїв і потрібна повна синхронізація між ними? Ну, ви вже зрозуміли – використовуйте Google Docs. А як це робити з максимальною ефективністю читайте у цій статті.
Що важливо знати від початку
Google Docs є ідеальним інструментом для роботи в сучасному світі. Він виконує свої завдання на 100%, не вимагає встановлення та працює майже на будь-якому пристрої — комп'ютері, планшеті чи телефоні.
У чому він справді гарний:
- Повна синхронізація. Можна почати писати текст на роботі, а продовжити вдома з того самого місця.
- Хмарне сховище. Без цього сьогодні вже нікуди, дуже швидко звикаєш до того, що на комп'ютері нічого не можна зберігати.
- Надійність. Якщо щось піде не так, завжди є резервна копія кожного тексту, з яким ви працювали.
- Спільна робота. Неважливо, скільки людей одночасно працює з документом, Google Docs надасть можливість брати участь кожному.
- Автозбереження. Забійна штука, яка робить життя у сто разів простіше. Кожен символ, який ви набираєте, одразу зберігається.
До чого доведеться звикати або враховувати під час роботи:
- Потрібен обліковий запис Google. Немає облікового запису — немає документа.
- Потрібен інтернет.
- Потребує багато ресурсів для роботи. Якщо у вас слабкий комп'ютер або старий планшет, робота перетворюється на випробування для нервів.
Решта — справа смаку та звички. Але в наш час кидати один одному документи, набрані в Ворді, начебто некультурно — Google Docs простіше, швидше та зручніше.
Швидкий старт
1. Заведіть обліковий запис Google. Якщо цього не зробити, все інше також не вийде. Скористайтеся для цього офіційною сторінкою реєстрації.
2. Як тільки ми це зробили – нам одразу дали 5 гігабайт у хмарі для зберігання документів. Зручно. Заходимо на сторінку Google Drive (те саме хмарне сховище) та натискаємо Створити → Google документи → Створити новий документ:
3. У новій вкладці відкриється редактор тексту, який на перший погляд дуже нагадує Ворд:
4. Все, можна працювати. Якщо ви хочете продовжити роботу з документом, просто відкрийте Google Drive, виберіть потрібний і клацніть по ньому двічі:
5. Щоб повернутися до загального списку всіх документів, створених у Google Docs, натисніть на синій значок у верхньому лівому куті:
Основи роботи в Google Docs
Запам'ятайте головне – вам не потрібно зберігати результати своєї роботи кожні 5 хвилин. Сервіс все зробить за вас, прозоро та непомітно. Єдине, що краще зробити – дати назву вашому документу.
За промовчанням Google Docs називає все Новий документ, і якщо робити так щоразу, у вас накопичиться багато файлів з однаковою назвою. Щоб не заплутатися в них, дайте документу ім'я — клацніть по напису «Новий документ» у лівому верхньому кутку і напишіть свою назву:
Тепер вивчимо панель інструментів – вона містить найзатребуваніші команди та опції, які можуть знадобитися при роботі з текстом:
Давайте розберемо кожен елемент докладніше, рухатимемося ліворуч праворуч, як при читанні.
Скасувати (Ctrl + Z) – стандартна дія, знайома кожному, скасовує останню дію, можна використовувати багато разів поспіль.
Повторити (Ctrl + Y) – повторює останню операцію, теж можна робити багато разів поспіль.
Друк (Ctrl + P) — відправляє документ на друк, відразу показує, як виглядатимуть аркуші:
Перевірка правопису (Ctrl + Alt + X) – знаходить всі помилки по черзі і пропонує їх виправити.
Копіювати форматування – Якщо потрібно зробити два блоки тексту однакового вигляду, то виділяєте мишкою перший, натискаєте Копіювати форматування, а потім виділяєте другий блок. Він відразу отримає такий самий формат, як і перший.
Масштаб — задає масштаб тексту та не торкається розміру кнопок і написів інтерфейсу. Зручно використовувати, коли потрібно збільшити текст, не змінюючи розмір шрифту:
Стилі – задають зовнішній вигляд тексту, його розмір та властивості:
Їх зручно застосовувати, щоб швидко розмітити документ: його структуру, назву, позначити підзаголовками нові розділи та підрозділи.
Шрифт – Встановлюємо шрифт, яким буде набрано текст.
Розмір шрифту – Самоочевидний пункт.
Напівжирний (Ctrl + B) – задає напівжирне зображення тексту, ось як тут.
Курсив (Ctrl + I) – робить такий курсивний шрифт.
Підкреслений (Ctrl + U) – підкреслює виділений текст.
Колір тексту робить сам текст потрібного кольору.
Колір тексту фону — те саме, але з фоном.
Вставити посилання (Ctrl + K) — дозволяє поставити посилання на будь-який сайт в інтернеті або на інший розділ цього ж документу.
Додати коментар (Ctrl+Alt+M) — додає текстовий коментар до виділеного тексту. Якщо потрібно звернути чиюсь увагу на шматок тексту — саме те:
Зображення – Вставляє картинку на те місце, де стоїть курсор. Варіантів, звідки взяти зображення, маса:
До роботи із зображеннями ми ще повернемося.
Вирівнювання – робить рівний текст
по лівому краю (Ctrl + Shift + L)
по центру (Ctrl+Shift+E)
праворуч (Ctrl + Shift + R)
і вирівнює його повністю по ширині, розтягуючи до країв (Ctrl+Shift+L)
Міжрядковий інтервал – Задає відстань по висоті між сусідніми рядками тексту:
Нумерований список (Ctrl + Shift + 7) – створює список, в якому всі елементи йдуть по порядку або в суворій ієрархії:
Маркований список (Ctrl + Shift + 8) – те ж саме, тільки замість цифр – крапки, кружечки та квадратики:
Зменшити відступ (Ctrl + [) – зсуває абзац вліво.
Збільшити відступ (Ctrl + )) – зсуває абзац праворуч.
Очистити форматування (Ctrl + \) – прибирає всі ефекти з виділеного тексту, начебто з ним нічого не робили.
Способи введення (Ctrl + Shift + K) – дозволяє вибрати зручний спосіб набору – на фізичній клавіатурі, віртуальній або розпізнавання рукописного тексту:
Режим «Редагувати» – Визначає вид роботи з документом. За замовчуванням завжди вибрано режим редагування, щоб створити новий текст і працювати з ним.
Режим «Радити» дозволяє внести зміни до документа так, щоб це відразу було видно. Автор може прийняти зміни або скасувати їх:
А режим «Переглядати» допоможе під час друку або вдумливого читання:
Ми розібрали всі команди на панелі інструментів. Якщо у вас вона не міститься повністю на екрані, приховані варіанти з'являться, якщо натиснути на крапку:
Меню "Файл"
Спільний доступ — одна з головних фішок Google Docs, задає рівень доступу інших людей до вашого документа. Коли документ тільки створено, ніхто, крім вас, не може в нього зайти.
Ви можете дозволити іншим людям три моделі поведінки у вашому документі: перегляд (можна тільки дивитися, нічого змінити не вийде), коментування (можна залишати коментарі до тексту) та редагування (можна правити документ як завгодно, хоч стерти та написати заново).
Перший спосіб відкрити доступ до документа — ввести електронну пошту потрібної людини та вибрати потрібний дозвіл для неї:
Якщо ця адреса вже є в облікових записах Google, ця людина може відразу розпочати роботу з документом. Якщо ні, йому прийде лист із проханням зареєструватися.
Другий спосіб – натиснути на напис "Копіювати посилання загального доступу":
Це означає, що всі, хто має посилання, можуть переглядати, коментувати або редагувати ваш документ:
Вам залишається вибрати ту роздільну здатність, яку ви хочете дати іншим і натиснути кнопку «Готово». Посилання автоматично скопіюється в буфер обміну і його можна вставити куди завгодно: в пошту, повідомлення в месенджері або в замітки. Те саме буде і після натискання кнопки "Копіювати посилання":
У будь-який момент можна закрити або змінити налаштування доступу за цією ж командою Файл → Спільний доступ, або натиснувши кнопку «Налаштування доступу»:
Створити – Створює новий документ Google:
Відкрити — відкриває існуючий файл Google Docs:
При цьому у розділі Доступні будуть ті файли, до яких вам дозволили доступ інші, а в Помічених — те, що ви помітили як важливе у своєму Google Drive, або натиснувши на зірочку поряд із заголовком:
Створити копію — робить повну копію відкритого документа, додає йому в назву слово «Копія», а перед цим запитує, чи потрібно зробити новому документу такі самі налаштування доступу, як і в оригіналі:
Завантажити як — дозволяє завантажити відкритий документ як файл на комп'ютері у будь-якому вибраному форматі. Це означає, що з ним можна буде працювати як і зі звичайним файлом у будь-якій іншій програмі:
Прикріпити до повідомлення ел. пошти — ррдд сам створить лист, де ви можете задати тему та повідомлення, а потім відправить документ у потрібному форматі з вашої поштової скриньки у системі Google:
Історія версій — показує покрокову історію документа і дозволяє повернутися назад до будь-якої версії документа, яка була до цього:
Перейменувати — робить активною назву документа, щоб одразу можна було його відредагувати. Те саме станеться, якщо просто клацнути за назвою:
Перемістити — перенесення документа в іншу папку в хмарному сховищі Google Drive. Те ж саме, що натиснути піктограму папки поруч із назвою документа:
Видалити — видаляє документ із сховища Google Drive. Але будь-якої миті його можна буде відновити з хмарного кошика — доти, доки ви його не очистите.
Опублікувати в інтернеті — те саме, що й відкрити взагалі всім доступ за посиланням на перегляд. Кожен в інтернеті зможе знайти ваш документ та прочитати його:
Надіслати авторам — надсилає на пошту документ усім, кому ви поіменно надали доступ, або хто вносив редагування у ваш документ.
Інформація про документ – короткі відомості про файл:
Мова – Потрібен для автоматичної перевірки правопису. Інтерфейс та написи залишаться тією ж мовою, що й були.
Налаштування сторінки — встановлює колір, формат, розмір та поля документа:
Друк – робить те саме, що й кнопка на панелі інструментів.
Меню "Змінити"
Скасувати і Повторити – Див. Панель інструментів
Вирізати, копіювати і вставити – Стандартні операції з текстом. Можна вставляти фрагмент тексту кілька разів поспіль.
Вставити без форматування (Ctrl + Shift + V) — вставляє фрагмент тексту без форматування, яке було в оригіналі.
Видалити – Видаляє виділений фрагмент тексту.
Виділити все (Ctrl + A) — повністю виділяє весь вміст документа.
Знайти і замінити (Ctrl + H) – дозволяє знайти потрібний текст або замінити його на будь-який інший. Можна замінити всі знайдені елементи відразу або по одному:
Меню "Вид"
Попередній перегляд — як не дивно, ми так і не зрозуміли, що саме робить це налаштування. Вона не впливає на перегляд перед печаткою, як могло здатися до цього, ніяк не заважає під час роботи з документом і не обмежує його перегляд.
Режим — задає режим роботи з документом, як і на панелі інструментів:
Показати лінійку – Вмикає або вимикає відображення лінійок по краях документа:
Показати структуру документа (Ctrl+Alt+A) — показує колонку ліворуч із загальною структурою документа. Вона береться із заголовків та підзаголовків, які використовуються в тексті. Зручно для навігації за великим документом:
Показати панель формул – Створює нову панель з інструментами роботи з формулами. Потрібна для створення та оформлення математичних розрахунків:
Повний екран – Розгортає документ на весь екран. Допомагає сконцентруватися на роботі:
Меню "Вставка"
Зображення – аналогічно кнопці на панелі інструментів.
Таблиця – Вставляє таблицю в документ, причому можна заздалегідь вибрати мишкою кількість рядків і стовпців:
Малюнок – дозволяє намалювати зображення вручну або вставити з хмарного сховища:
Діаграма – Вставляє довільну діаграму в документ.Її можна налаштувати як завгодно для своєї мети вручну, або використовувати дані з таблиць Google:
Для зміни будь-якої діаграми виберіть у її меню пункт «Відкрити вихідний документ»:
Горизонтальна лінія – Вставляє простий роздільник-смугу.
Виноска (Ctrl + Alt + F) — додає позначку до потрібного слова або абзацу:
Спеціальні формули — дозволяє вставити символи, яких немає на клавіатурі:
Формула – Включає панель формул.
Нумерація та верхній колонтитул — керує номерами сторінок та колонтитулами документа:
Розрив – Примусово починає новий розділ тексту з нового аркуша, навіть якщо на попередньому було ще місце для нього.
Посилання – аналогічно кнопці на Панелі інструментів:
Залишити коментар – аналогічно кнопці на Панелі інструментів:
Закладка — додає закладку до документа, яку потім можна використовувати в змісті або швидкого доступу до потрібного місця.
Зміст – автоматично, на основі стилів абзаців формує зміст: шукає заголовки, підзаголовки і приводить це до єдиного вигляду:
Меню «Формат»
Текст — задає текст, так само, як і на Панелі інструментів:
Розмір шрифту можна зменшити або збільшити:
Там же вибирається і режим великих букв:
Стилі абзаців — аналогічно до дій на Панелі інструментів, але трохи більше можливостей:
Пункт «Кордони та заливання» дозволяє задати кожному абзацу тексту свій зовнішній вигляд, начебто він елемент таблиці:
А пункт «Налаштування» керує стилями тексту:
Зберегти як стандартні стилі — те оформлення, що у поточному документі, використовуватиметься й у новому.
Використовувати стандартні стилі — застосовує старі стилі до вашого документа, замінює ті, що є, ті, що були у вас до цього.
Скинути стилі — повертає всі стилі у вихідний стан, начебто з ними нічого не робили.
Вирівнювання та відступи – аналогічно кнопкам на Панелі інструментів:
Міжрядковий інтервал – аналогічно Панелі інструментів:
Стовпці — дозволяє написати текст у кілька колонок, як у газеті, наприклад:
Якщо натиснути "Інші параметри", можна вручну налаштувати розмір стовпців:
Маркери та нумерація – аналогічно Панелі інструментів:
Верхні та нижні колонтитули – Задають розміри колонтитулів:
Таблиця – Керує параметрами вже створеної таблиці:
Те саме можна отримати, якщо клацнути правою кнопкою миші в будь-якому місці таблиці:
Зображення – дозволяє керувати властивостями вставленого зображення:
Те саме можна отримати, якщо клацнути правою кнопкою миші в будь-якому місці зображення:
Очистити форматування – Прибирає все форматування, повертає текст у вихідний вигляд.
Більше корисних матеріалів про digital читайте у телеграм-каналі «У центрі маркетингу»
Меню «Інструменти»
Перевірка правопису — аналізує текст на помилки, друкарські помилки, пропущені та зайві коми і дає свої рекомендації:
Статистика (Ctrl+Shift+C) — показує статистику за документом:
Переглянути запропоновані редагування — якщо ви давали доступ до редагування або хтось вносив зміни в режимі «Порадити виправлення», ви побачите список усіх пропозицій за документом.
Розширений пошук — показує зв'язки вашого документа з іншими матеріалами та фото у вашому хмарному сховищі та дозволяє більш повно шукати потрібні елементи у тексті:
Словник – Допомагає уточнити значення потрібного слова:
Перекласти документ — за допомогою комп'ютерного перекладу Google Translate ваш документ буде зроблено новий документ обраною вами мовою.Пам'ятайте, що машинний переклад часто не нагадує людську мову і виглядає неприродно.
Голосове введення — дозволяє диктувати текст, якщо у вас є мікрофон. Натисніть, щоб почати говорити, а потім натисніть ще раз, щоб поставити мікрофон на паузу:
Якщо ви робите це вперше, комп'ютер попросить доступ до мікрофона. Щоб усе запрацювало, натисніть кнопку «Дозволити»:
Розкажіть у коментарях, яка можливість Google Docs вам подобається найбільше і чому?
- Бажаєте, щоб ваш сайт реально продавав? Чи готові працювати разом з нами? Оформіть заявку
Google Docs – це потужний та безкоштовний онлайн-редактор документів, який дозволяє створювати, редагувати та зберігати файли у хмарному сховищі від Google. І не важливо, чи працюєш ти один чи в команді, отримав завдання від тимліда чи сам собі створив таску: Google Документи надає всі необхідні інструменти для ефективної роботи з текстом як у режимі реального часу, так і поза доступом до Інтернету. Давай розберемося, як ти, твої близькі чи друзі можете використовувати основні функції Google Docs на практиці.
Як створити Google Документ
Створити новий документ у Google Docs досить легко і, що зручно, зробити це можна одразу декількома способами.
1. Через Google Диск (Google Drive):
- Зайди на сайт drive.google.com або вибери розділ «Диск» (Drive) у меню «Додатки Google» (Google apps) на сторінці пошукової системи.
- Натисніть кнопку «+ Створити» (+ New) у верхньому лівому кутку.
- Виберіть Google Документи (Google Docs).
2. Через Google Документи (Google Docs):
- Перейдіть на сайт docs.google.com/document або виберіть розділ «Документи» (Docs) у меню «Додатки Google» (Google apps) на сторінці пошукової системи.
- Клацніть на різнокольоровий значок «+» у верхньому лівому кутку.
Як зберегти документ у Google Docs
Одна з головних переваг Документів Google – автоматичне збереження на твоєму Google Диску. Тобто ти створив документ і можеш спокійно працювати, не боячись, що якась інформація загубиться у процесі роботи. Кожна зміна зберігається миттєво, але є додаткові опції.
2. Завантаження в різних форматах:
2.1. Доступні формати:
- .docx (Microsoft Word);
- .odt (OpenDocument);
- .rtf (Rich Text Format);
- .pdf (Portable Document Format);
- .txt (простий формат тексту);
- .html, .zip (веб-сторінка);
- . Epub (Electronic Publication);
- .md (Markdown, розмітка).
Як зробити таблицю в Google Документах
Створити таблицю в Google Docs так само легко, як це зробити Microsoft Word. Сам процес складається з наступних етапів:
- Встанови курсор на місце, де хочеш вставити таблицю.
- Натисніть на розділ "Вставка" (Insert) у верхньому меню.
- У списку вибери пункт «Таблиця» (Table).
- За допомогою сітки виберіть потрібну кількість рядків та стовпців.
Ви також можете налаштувати зовнішній вигляд таблиці: змінити колір осередків, додати межі або відсортувати дані.
Корисні функції для роботи з Google Docs
1. Спільне редагування:
- Натисніть кнопку «Налаштування доступу» (Share) у правому верхньому кутку.
- Додай пошти співавторів або створи посилання на спільний доступ.
2. Голосове введення тексту:
- Інструменти → Голосове введення (Tools → Voice typing).
- Почни говорити і текст з'являтиметься у документі.
- Виберіть режим "Радити" (Suggesting) замість режиму "Редагувати" (Editing).
- Усі зміни будуть відображатися як пропозиції, які можна прийняти чи відхилити.
Як ефективно працювати в Google Документах
1. Для швидкої роботи в Google Docs використовуй поєднання гарячих клавіш:
- копіювати текст – Ctrl+C;
- вставити текст – Ctrl + V;
- скасувати останню дію – Ctrl + Z.
2. Працюй офлайн, без інтернету:
- Встановіть розширення для браузера Google Chrome.
- Увімкни синхронізацію офлайн у налаштуваннях.
3. Використовуй доповнення:
- меню "Розширення" (Extensions) → "Додатки" (Add-ons) → "Встановити доповнення" (Get add-ons);
- оберіть необхідні інструменти для розширення функціоналу.
Резюмуючи
Google Docs є універсальним інструментом для роботи з текстовими документами. Створювати Google документи просто, а широкий набір функцій дозволяє вирішувати найрізноманітніші завдання. Регулярно практикуючись та вивчаючи нові можливості, ти зможеш максимально ефективно використовувати цей сервіс у своїй роботі.
Наприклад, Google Документи часто використовують менеджери Project при необхідності командної роботи. Також часто до послуг Google Docs вдаються дизайнери – наприклад, коли клієнтам зручніше розписати вимоги до проекту у документі, а не у Figma. Не варто також забувати про зручність використання Google Документів для SMM-фахівців при написанні текстів постів, складанні контент-плану або SMM-стратегії.
Google Docs використовуються у багатьох професіях, навіть у IT-сфері. Якщо хочеш дізнатися, яку професію айтішника зможеш подужати, пройди безкоштовні марафони від GoIT. А якщо ти вже переконався у своєму виборі і готовий зробити перший крок в ІТ – записуйся на наші курси. Успіхів та успіхів тобі на цьому шляху!
Популярні статті
Огляд українського ринку фрілансу
Ситуація на ринку фрілансу: чим займається фрілансер, як стати, де шукати роботу. Яка робота на фрілансі підійде тобі? Приходь на марафони та курси GoIT!
Project manager в IT: обов'язки, переваги та шлях до кар'єрного успіху
Ця стаття присвячена професії Project manager у IT. Вона допоможе тобі краще зрозуміти, хто такий Project manager, які завдання він виконує, які переваги та недоліки має ця професія, а також як стати Project manager та які перспективи розвитку кар'єри у цій галузі. Якщо ти хочеш дізнатися більше про цю цікаву та перспективну професію, прочитай цю статтю!
Team Lead в IT: роль, обов'язки та перспективи
У цій статті докладно описано, хто такий Team Lead та які обов'язки він виконує у компанії. У матеріалі розглянуті переваги та недоліки ролі тимліду в IT-індустрії. Також цей матеріал допоможе розібратися в тому, як розвиватись далі в кар'єрі тимліду і що потрібно знати для того, щоб ефективно працювати.
Перфекціонізм – плюси та мінуси бути перфекціоністом
Хто такий перфекціоніст, що таке перфекціонізм, переваги та недоліки. Як контролювати перфекціоніста у собі? Записуйся на марафони та курси в GoIT!
Паттерн: що це таке і де використовується
Що означає патерн у дизайні, програмуванні, архітектурі, музиці, психології, культурі, мистецтві. Приходь на безкоштовні марафони та курси від GoIT!
Як працює Docker – докладний гайд від GoIT
Що таке Докер і навіщо він потрібен, Docker архітектура, як завантажити, встановити та працювати з Докер контейнерами. Записуйся на марафони та курси GoIT!
Допоможемо з вибором
Напиши нам, якщо є питання щодо навчання чи потрібна допомога з вибором професії. Ми передзвонимо і з радістю поговоримо з тобою:)
Зачекайте кілька секунд. майже отримали Вашу заявку
Дякую, інформація відправлена успішно. Ми зв'яжемося з вами якнайшвидше.
Виникла помилка, спробуйте ще раз!