Рекомендована форма універсального передавального документа УПД. Відповідає вимогам бухгалтерського та податкового законодавства. Форма та зразок УПД.
✅ Пишіть нам, що вас цікавить? Ми швидко викладемо актуальну та потрібну вам інформацію.
Що таке УПД – універсальний передавальний документ
Форма УПД поєднує в собі рахунок-фактуру та первинний документ, що підтверджує здійснення господарської операції. Бланк цього документа, а також рекомендації щодо його заповнення наведені у листі ФНП Росії від 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ (.docx 47Кб). При відвантаженні товарів чи передачі робіт, послуг, майнових прав не обов'язково оформляти окремо і рахунок-фактуру, і передавальний документ (товарну накладну, акт тощо).
Увага! З 01.07.2021 доповніть УПД новою рядком 5а. У ній спочатку вкажіть номер рядка з табличної частини УПД, потім номер і дату самого УПД. Якщо у табличній частині УПД кілька рядків, вкажіть у рядку 5а всі рядки та повторіть реквізити УПД. Наприклад, якщо в табличній частині УПД 10 рядків та його номер 1 від 01.07.2021, то рядок 5а може виглядати так: "N п/п 1-10 N 1 від 01.07.2021" (Лист ФНП від 17.06.2021 N ЗГ- 3-3/4368).
Табличну частину УПД 2024 теж треба змінити: у графі 1 тепер буде N п/п, найменування товару переїде в нову графу 1а, а код виду товару тепер треба вказувати в графі 1б. Назву графи 11 треба поміняти. Нові графи 12 – 13 треба включати в УПД тільки при продажу товарів, що простежуються. Якщо ви з ними не працюєте, то у паперовому УПД ці графи не потрібні.
Універсальний передаточний документ містить реквізити рахунка-фактури (у чорній рамці) та первинного документа.Доповнюючи реквізити у чорній рамці, керуйтеся правилами для рахунків-фактур. Тобто в чорну рамку можна вносити ті реквізити, які інспектори дозволяють додавати в рахунки-фактури. Наприклад, до рахунку-фактури можна вносити додаткові реквізити між рядком 8 «Ідентифікатор державного контракту, договору (угоди)» та таблицею. Дозволяють доповнювати і саму таблицю – колонками ліворуч від графи 1 та праворуч від графи 11. Можна вписувати додаткові реквізити після підписів керівника та головного бухгалтера. Головне – не порушувати послідовність обов'язкових рядків та граф. Про це сказано в листах Мінфіну Росії від 8 квітня 2016 року N 03-07-09/20121, від 26 лютого 2016 року № 03-07-09/10933, від 14 листопада 2016 року № 03-07-09/66475, ФНП Росії серпня 2016 року № СД-4-3/15094. Враховуючи, що «чорна рамка» в УПД – це той самий рахунок-фактура, дотримуйтесь цих роз'яснень і за зміни форми УПД (УКД). За межами чорної рамки додайте будь-які потрібні реквізити.
Будь-яка зміна у формі рахунку-фактури – основа для самостійного коригування форми УПД та УКД
Обов'язкові реквізити рахунків-фактур прописані у статті 169 таки Податкового кодексу РФ. Самі форми рахунків-фактур затверджено постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 року № 1137 .
⭐ Про застосування форми УПД з 01.07.2021, див. Лист ФНП Росії від 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368 (.docx 15Кб)
Що замінює собою УПД, призначення документа
УПД зі статусом 1 замінює товарну накладну та рахунок-фактуру на відвантаження. На його підставі покупець надходить товар і приймає до відрахування ПДВ.
Тому, використовуючи УПД, будь-яка організація при реалізації товарів (робіт, послуг, майнових прав) може об'єднати у цьому документі відомості, для відображення яких призначені форми №ТОРГ-12, №М-15, №ОС-1 та №1-Т, та одночасно пред'явити покупцю (замовнику) суму ПДВ.
За своїм статусом універсальний передавальний документ УПД дорівнює первинному облікового документа. Отже, його форма має бути затверджена керівником організації та закріплена в обліковій політиці.
Чи потрібно повідомляти покупців про те, що замість рахунків-фактур організація використовує УПД
Законодавчо такий обов'язок не передбачено. Однак за узгодженням між собою постачальник і покупець можуть включити цю умову до договору. У такому випадку в договорі можна вказати, як саме використовуватиметься УПД: тільки як первинний документ (наприклад, як накладна на відвантаження товарів) або одночасно і як первинний документ, і як рахунок-фактура.
Умову про застосування УПД можна оформити і як додаткової угоди до договору поставки.
Призначення УПД залежить від статусу, наданого цьому документу, – 1 або 2. УПД складає продавець (виконавець), отже, він також вказує і на статус документа.
Статус 1 означає, що УПД можна використовувати як первинний документ для оформлення господарських операцій, і як основу відрахування ПДВ, тобто як счет-фактуру.
Статус 2 означає, що УПД вирішили застосовувати лише як первинний документ для оформлення господарських операцій. В цьому випадку продавцеві доведеться скласти окремий рахунок-фактуру.
Втім, сам собою статус документа має суто інформаційний характер.Насправді ж потрібно дивитися, які реквізити в УПД зразку заповнені. Якщо, наприклад, у ньому пустує графа «Податкова ставка» (графа 7), то покупець зможе заявити до відрахування ПДВ з такого УПД. Навіть якщо у документі буде значитись статус 1. Справа в тому, що податкова ставка є обов'язковим реквізитом рахунка-фактури (п. 5 ст. 169 НК РФ). Без нього рахунок-фактура вважається заповненим неправильно, і прийняти ПДВ до вирахування на підставі такого УПД не можна.
Хто може використати УПД
- графу 7 "Податкова ставка";
- графу 8 «Сума податку, що пред'являється покупцю».
Для яких операцій можна застосовувати УПД
- рядок 2 "Продавець";
- рядок 2а «Адреса»;
- рядок 2б «ІПН/КПП продавця»;
- рядок 6 "Покупець";
- рядок 6а «ІПН/КПП покупця»;
- рядок 6б «ІПН/КПП покупця».
Чи можна складати УПД при отриманні авансу? Для таких ситуацій УПД не підходить. Для відрахування ПДВ з авансу виставляйте покупцям рахунки-фактури за формою, встановленою постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 року № 1137.
- якщо після відвантаження продавець змінює ціну чи кількість відвантажених товарів (робіт, послуг, майнових прав);
- якщо продавець згоден із претензією покупця, який при прийманні (до оприбуткування) виявив розбіжності за кількістю та якістю переданих товарів (робіт, послуг, майнових прав).
Як виправити помилку в УПД
- або складіть новий УПД зі статусом 2;
- або виправте первинний УПД.
- складіть новий УПД із вірними даними;
- виправте первинний УПД.
Як бухгалтеру виправляти помилки у первинному документі? Помилки в первинних документах можна виправляти так: закресліть неправильний текст і надпишіть над закресленим виправленим текстом.Закреслювання робіть однією рисою, так щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення в документах завірте підписами осіб, які склали документ (із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб), проставте дату внесення виправлення. Вносити виправлення до касових та банківських документів не можна. Такі правила встановлені пунктом 7 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ, розділом 4 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105, та пунктом 4.7 вказівки Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У .
Завантажити безкоштовно документи з УПД
В універсальному передавальному документі можна одночасно відобразити і товари, і супутні послуги Відображення в універсальному передавальному документі (УПД) одночасно і відвантаження товарів, і приймання-передачі супутніх послуг, що не перешкоджає визнанню витрат та відрахувань ПДВ. Такий висновок випливає з листа ФНП Росії від 23.09.16 № ЕД-4-15/17910 (.docx 15Кб).
- Транспортна накладна, зразок заповнення
Накладну виписує відправник вантажу. Але заповнює також перевізник та вантажоодержувач. Кожному автомобілю має відповідати своя накладна.
Перед вами справжня класика гумористичного
оповідання. Твори Марка Твена можуть
бути гомерично смішними чи іронічно хльосткими, добродушно веселими чи саркастично
їдкими.
Не забувайте, що Форма УПД поєднує у собі рахунок-фактуру та первинний документ, що підтверджує здійснення господарської операції. Бланк цього документа, а також рекомендації щодо його заповнення наведені у листі ФНП Росії від 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ (.docx 47Кб).При відвантаженні товарів чи передачі робіт, послуг, майнових прав не обов'язково оформляти окремо і рахунок-фактуру, і передавальний документ (товарну накладну, акт тощо).
Будь-яке підприємство та організація, що здійснюють товарно-грошові відносини, в обов'язковому порядку веде документацію, що підтверджує ці відносини.
Ці документи є папери первинного бухгалтерського обліку. До них відносяться товарна накладна та товарно-транспортна накладна.
У статті розглянемо, чим вони відрізняються один від одного і з якою метою використовуються, чи потрібно оформлювати відразу два документи.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.
Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему – звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або дзвоніть за телефоном 8 (800) 302-76-94. Це швидко і безкоштовно!
Що таке ТН та ТТН?
- Товарна накладна (ТН) – первинний документ, що оформляється під час продажу чи відпустки вантажу іншої організації. Уніфікована форма товарної накладної, поширена Російської Федерації, називається ТОРГ-12. Документ складається у двох примірниках. Один передається покупцю, другий залишається у продавця, де у відповідній графі покупець розписується в отриманні товару. Продавцю документ необхідний списання товару зі складу, покупцю на підтвердження купівлі.
- Товарно-транспортна накладна (ТТН) – первинний документ, який оформляється при переміщенні товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) від однієї організації до іншої за участю транспорту третьої сторони (стороннього відправника вантажу).
Чим вирізняються ці документи?
Щоб зрозуміти, у чому різниця між ТН і ТТН, потрібно дивитися на їх зміст. Спочатку важливо розібратися, що відображається в кожному з них.
Які дані слід вносити?
У товарній накладній обов'язково мають бути такі дані:
- назва цінного паперу, найменування організації, яка здійснює продаж (постачальник), назва сторони, що приймає (покупець);
- дата оформлення документа (реальна);
- підстава для здійснення продажу (договір, контракт, наряд на постачання);
- код постачальника по ОКУД та ОКПО;
- перелік, асортимент продукції, кількість та оголошена цінність, одиниця виміру, загальний тоннаж та кінцева сума фактури;
- вказівку осіб, відповідальних за здійснення відвантаження (головний бухгалтер, відповідальний оператор);
- підписи відповідальних осіб, печатка організації.
ТТН оформляється у разі, якщо поставку проводить третя стороння особа – відправник вантажу. Документ необхідний для супроводу товару від продавця до покупця.
Ось у чому полягає ще одна істотна різниця між цими паперами: якщо ТОРГ-12 роздруковують у двох примірниках, то ТТН у чотирьох. Документ необхідний підтвердження відносин між трьома сторонами: покупець, продавець і перевізник. Один екземпляр продавцю, другий екземпляр покупцю і два вантажоперевізники, що залишилися, для звітності.
Основні дані ТТН:
- найменування та номер документа;
- найменування, адреса, телефон вантажовідправника, вантажоодержувача та платника;
- номенклатура, кількість, сума;
- транспортні витрати та сума;
- зазначення номера довіреності на водія, його підпис, що підтверджує прийняття вантажу для доставки;
- вказуються особи, що відпустили товар (комірник), дозволили відвантаження (менеджер) та відповідальні за передачу товару (бухгалтер).
Головна відмінність цього документа від попереднього – наявність товарного розділу і транспортного.
У ТТН ставиться печатка і продавця, і відправника вантажу, яку перевіряє сторона, що приймає.
Найчастіше у документі на вивезення/ввезення матеріальних цінностей потрібно відобразити великий перелік товару, що становить незручності під час його використання. Для цього в товарному відділі вказують, що до цього документа прикладається товарна накладна, в якій вказано весь асортимент товару та його фактичну цінність. При цьому вказують загальну кількість продукції за фактурою, тоннаж (брутто та нетто) та сума відвантаження.
Вантажоперевізник оформляє на свого водія довіреність, а відправник вантажу заповнює ці дані у відповідному місці товарного розділу товарно-транспортної накладної.
У нижній частині першого розділу ТТН зліва ставляться підписи уповноважених осіб відправника вантажу (тих осіб, хто дозволив і зробив відвантаження, і головбуха), праворуч — підпис водія (підтвердження факту передачі відповідальності за збереження вантажу від відправника вантажу перевізнику).
Для надання у податкову буде потрібна саме товарна накладна, уніфікована форма ТОРГ-12. ТТН у разі не приймуть.
Особливості використання однією передачу ТМЦ
Щоб зрозуміти, що вам потрібно виписувати (ТН чи ТТН), потрібно розібратися з призначенням кожної накладної.
- Якщо товар доставляється силами та транспортом постачальника, а транспортну послугу вже включено у вартість товару, то товарно-транспортна накладна не потрібна.
- Якщо товар доставляється силами сторонньої організації, яка не має жодного відношення до продавця та виступає лише як посередник у доставці, то товарна накладна та товарно-транспортна оформляються в обов'язковому порядку.
- Якщо покупець вивозить вантаж власними силами, то ТТН не оформляється, оскільки витрат за транспорт немає.
Чи потрібно оформлювати одразу два документи та чи замінює один інший?
Якщо у вас є товарно-транспортна накладна і ви не знаєте, чи потрібна вам товарна накладна, то просто згадайте про те, що це два різні документи, у яких зовсім різне призначення і ТТН не може замінити ТН, оскільки перший документ підтверджує факт перевезення, а другий підтверджує акт переходу товару у користування покупця.
Відповідно до пункту 3 статті 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» N 402-ФЗ первинні облікові документи мають бути складені у момент проведення операції або відразу після передачі. Дата в документах ставиться завжди реальна, тобто в той день, коли здійснюється відвантаження ТМЦ. Дати між собою мають співпадати.
Якщо ТОРГ-12 була оформлена, а транспортна компанія підвела і водій не приїхав у призначений день, то у документації з'являться відмінності, такий документ необхідно перепровести в програмі на актуальну дату та роздрукувати його наново, щоб товарна (ТН) та товарно-транспортна накладна ( ТТН) були з різними датами. Попередній роздрукований документ із ранньою датою знищити.
- формі ТОРГ-13 на переміщення ТМЦ усередині підприємства;
- формах М-15 та 0504205 на відпуск матеріалів на бік;
- прибутковий, видатково-прибутковий та видатковий накладних:
- формі МХ-18 на передачу готової продукції до місць зберігання;
- поворотної накладної.
Отже, реалізації передачі товарно-матеріальних цінностей існують офіційні документи бухгалтерського обліку. Незважаючи на те, що інформація в них дублюється, вони не можуть замінити один одного, оскільки мають різне застосування та значущість.
Чи не знайшли відповіді на своє запитання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему – зателефонуйте прямо зараз:
Економічні відносини між юридичних осіб неможливі без документальної реєстрації. Купівля-продаж будь-якого товару супроводжується веденням товарної чи товарно-транспортної накладної, між якими існують певні відмінності.
Товарно-транспортна накладна — документ для реєстрації економічних відносин
Характеристика товарної накладної
Товарна накладна (ТН) є документом, який створюють для бухгалтерського обліку при купівлі всіх видів товарів. Вона допомагає правильно організувати роботу обох сторін та полегшує процедуру звітності перед податковою.
Накладну заповнюють у двох примірниках: по одному кожній стороні правочину. У продавця ТН є основою списання товару, у покупця – офіційним документом право володіння. Дана накладна належить до первинних документів, які підлягають бухгалтерському та податковому обліку.
Особливості заповнення, основні реквізити та зразки ТН встановлює Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Він був створений у 1998 році для узагальнення зразків документів, які будуть прийняті у будь-якій точці країни.
В ідеалі ТН складають на паперовому аркуші стандартного розміру. Можливе заповнення документа в електронному варіанті з використанням електронних підписів однієї чи обох сторін угоди.
Товарна накладна може заповнюватись у паперовому чи електронному вигляді
Обов'язкові реквізити ТН
Заповнення форми цієї накладної регулює Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, статті Податкового кодексу та стаття «Про бухгалтерський облік».
Обов'язково потрібно перевіряти наявність такої інформації у ТН:
- бланк накладної потрібно складати саме в момент прийому товару: дата має бути реальною;
- у графі «Організація-вантажовідправник» зазначають повну або загальноприйняту скорочену назву, банківські реквізити.
Зразок ТН має назву ТОРГ-12. Ця форма не є обов'язковою для оформлення економічних відносин. Організації мають право розробити власні форми ТН. Але вони мають відповідати вимогам податкової та бути максимально зрозумілими для всіх учасників угоди.
Щоб уникнути непорозумінь та додаткових питань, краще користуватися уніфікованою формою ТН – ТОРГ-12. Вона доступна всім і більшість бухгалтерів керуються саме нею.
Товарна накладна має такі обов'язкові реквізити:
- шапка – назва учасників торговельних відносин (постачальник, отримувач та платник);
- підстава, в якій розміщено інформацію про договір або наряд на постачання товару;
- номер ТН та дата її складання, яка є датою проведення купівлі-продажу;
- код постачальника по ОКУД та ОКПО;
- основою ТН є таблиця, де зазначено назву товару, його опис, вартість, кількість тощо.
У нижній частині форми ТОРГ-12 розміщують інформацію про осіб, які провели угоду, їх особисті підписи, а також печатки організацій.
У нижній частині накладної ставиться дата та підписи сторін
Основні вимоги до заповнення ТН
Існує ряд правил, яких потрібно дотримуватись при заповненні товарної накладної. Вони розроблені для спрощення процедури прийому передачі матеріальних цінностей.
- номери телефонів, адресу та іншу необхідну інформацію;
- поле «Підстава» дає інформацію про документ, який створив основу для угоди та відвантаження товару;
- закони дозволяють вносити незначні зміни до накладної, які не стосуються обов'язкових полів.
Товарну накладну слід зберігати у створенні 5 років. Зразок заповнення ТН за посиланням:
Зразок заповнення ТН
Відомості про товарно-транспортну накладну (ТТН)
Якщо транспортування товарів здійснює третя сторона (компанія з вантажоперевезень) або відправник вантажу самостійно доставляє товар, то складається товарно-транспортна накладна. Документ існує саме для супроводу вантажів під час перевезення.
Якщо одержувач товару займається його транспортуванням, ТТН не складають. Документ є обов'язковим при перевезенні товару та має загальну уніфіковану форму №1-Т, а також спеціалізовані форми залежно від виду товару (міжнародні перевезення, транспортування спирту, нафти, зерна тощо).
ТТН регламентує тристоронні відносини продавця, покупця та перевізника.Документ обов'язково залишається у відправниках вантажу, перевізника і можлива його передача одержувачу матеріальних цінностей (залежить від правил транспортування). Усього продавець робить 4 копії накладної, 2 з яких залишаються для звітності компанії-перевізнику.
ТТН має товарний та транспортний розділ. Вони призначені для різних сторін угоди: інформація про вантаж, його стан, кількість, а також точний час і дата початку та кінця транспортування.
Якщо в ТТН неможливо вказати всю кількість матеріальних цінностей, що перевозяться (через їх кількість або великих характеристик), то додається додатково товарна накладна. У разі у товарно-транспортної накладної пишуть, що вона недійсна без ТН на вантаж. У ТТН обов'язково вказують номер, дату видачі ТОРГ-12 чи інших документів на вантаж.
Товарно-транспортна накладна застосовується у разі залучення до перевезення третьої сторони
ет товарний і транспортний
Заповнення ТТН
Згідно з нормативними документами оформлення товарно-транспортної накладної не потрібне у таких випадках:
- на вантажі, якими не ведуть складський облік;
- якщо транспорт використовується для кінозйомок, сервісу ліній зв'язку, електропередач та іншого;
- під час перевезення кореспонденції чи пошти;
- під час збирання вторинної сировини;
- під час проведення наукових чи геологічних работ.
ТТН повинна мати підписи та печатки вантажовідправника та перевізника, наявність яких перевіряє одержувач товару. Останній перевіряє якість перевезення свого товару, фіксує час прибуття вантажу, а потім ставить свій підпис та печатку на всіх примірниках для звітності.
Товарний розділ накладної заповнюють продавець та покупець, а транспортний – фірма-перевізник.У першому розділі обов'язково вказують усі дані сторін з адресами, номерами телефонів та кодами ОКУД та ОКПО. Зразок ТТН за посиланням: http://forms-blanks.ru/15-tovarno-transportnaya-nakladnaya-forma-1-t.html
Зразок заповнення ТТН
Як відрізнити товарну накладну від товарно-транспортної
Між ТТН та ТН існує різниця. Ці документи не можна ототожнювати. Товарна накладна ніколи не замінює транспортну та навпаки.
Обидва види накладних існують для супроводу товару при його переміщенні, але ТН оформлюють у всіх випадках купівлі-продажу, а ТТН – лише у випадках, коли під час транспортування товару з'являється третя сторона – транспортна компанія. У товарно-транспортній накладній немає інформації факт продажу матеріальних цінностей. Тоді як товарна накладна є офіційним документом про правочин, внаслідок якого змінився власник товару. У цій накладній прописують умови угоди, ціна товару, ПДВ та загальна вартість вантажу. Цього немає у ТТН.
Під час купівлі-продажу будь-якого виду матеріальних цінностей юридичні та фізичні особи документально запевняють господарські відносини, що виникли між ними. Законодавча база держави пропонує уніфіковані форми накладних для спрощення бухгалтерського та податкового обліку.